Secretária – Rio de Janeiro

Escolaridade: Ensino médio – Completo

Tipo de contrato: CLT

Jornada de trabalho: Horário seg a qui 8h às 18h e sexta 8h às 17h

Benefícios: Vale alimentação de R$ 600,00, Vale transporte, Plano de saúde com Coparticipação, TotalPass

Responsabilidades Da Posição

Gestão de Agenda e Compromissos:

• Coordenar compromissos, reuniões e consultas da gestora.
• Garantir que prazos e compromissos sejam cumpridos pontualmente, criando lembretes, definindo prazos e enviando notificações.
• Agendar compromissos, reuniões e eventos conforme as preferências e disponibilidade da gestora, sincronizando agendas e facilitando a gestão do tempo.

Suporte Administrativo

• Gerenciar chamadas telefônicas, responder e-mails, redigir correspondências e coordenar com outros membros da equipe ou parceiros de negócios em nome da gestora.
• Organizar e manter arquivos e documentos administrativos ordenadamente.
• Preparar relatórios, apresentações, resumos e materiais para reuniões para auxiliar nas tomadas de decisão da gestora.
• Organizar atas de reuniões, fazendo o registro e acompanhamento dos tópicos discutidos.
• Filtrar assuntos dos terapeutas e familiares que necessitam reunião com a gestora, realizando um levantamento prévio das questões a serem abordadas.

Gestão De Viagens

• Planejar e organizar viagens, incluindo a compra de passagens, reservas de hotéis e outros aspectos logísticos, garantindo que tudo esteja planejado convenientemente.
• Manter um registro detalhado de itinerários e preparativos de viagem.

Gerenciamento Pessoal

• Auxiliar na organização do cotidiano familiar, incluindo compromissos escolares e terapêuticos do filho da gestora com TDAH e TOD.
• Realizar compras de necessidades pessoais da gestora.
• Fazer solicitação de receita das medicações, agendar exames e consultas médicas, garantindo que o prazo entre as consultas seja respeitado.
• Resolver questões práticas do cotidiano para garantir que a gestora foque em suas atividades profissionais e acadêmicas.

Suporte Em Ensino e Atendimento

• Auxiliar na preparação de materiais e na organização de aulas, incluindo o uso de PowerPoint e Canva.
• Gerenciar a agenda de atendimentos como fisioterapeuta da gestora, garantindo um fluxo organizado para os pacientes.
• Realizar agendamento dos pacientes no sistema Átrio.
• Auxiliar na evolução dos pacientes, registrando as informações necessárias no sistema, subindo documentações.
• Ajudar na filmagem de sessões, quando necessário.
• Postar stories no Instagram da gestora.
• Organizar a agenda de cursos que a gestora ministra e fazer a comunicação com possíveis interessados.

Requisitos Obrigatórios Para a Posição

Experiência prévia como secretária, assistente administrativa ou função similar.

Proficiência no uso de pacotes de software de escritório (Microsoft Office, Google Workspace), especialmente Excel.

Experiência com sistemas de gestão de pacientes, preferencialmente Átrio.

Diferencial possuir experiência em organizar e gerenciar tarefas no sistema como o Voors.

Habilidade em PowerPoint e Canva.

Habilidade exemplar em gerenciar e priorizar múltiplas tarefas simultaneamente, antecipando as necessidades da gestora e agindo proativamente.

Ótimas habilidades de comunicação verbal e escrita.

Capacidade de antecipar as necessidades da gestora, garantindo que os materiais e informações necessários estejam prontos antes das reuniões e adaptando-se às mudanças de planos de forma ágil.

Experiência ou sensibilidade para lidar com crianças e familiares de pessoas com deficiência.

Disponibilidade para eventuais ajustes de horário em função das necessidades da gestora.

Forte senso de responsabilidade e ética profissional.