Assistente Administrativo (Secretariado) – Flamengo

Assistente Administrativo (Secretariado) – MaximizaRH – Flamengo

Consultório boutique de Dermatologia, localizado no Flamengo (Rio de Janeiro – RJ), busca ASSISTENTE ADMINISTRATIVO | SECRETARIADO, de perfil comprometido, com flexibilidade de horários e proatividade, para atuar na gestão da jornada do paciente (trâmites prévios, durante e após a realização dos atendimentos), na gestão das agendas e na plena operação do negócio – realizando rotinas de secretariado, administrativas, financeiras e comerciais, apoiando na execução e controle de processos para garantir a qualidade dos atendimentos, o bem-estar dos pacientes e a entrega de uma experiência diferenciada, gerando maior credibilidade e melhor posicionamento do negócio.

ATIVIDADES:

Atender os pacientes/leads nos canais remotos e presencialmente, sanando dúvidas, realizando agendamentos de consultas e protocolos/procedimentos, garantindo a cordialidade e a agilidade nas respostas, bem como a manutenção/aumento dos níveis de satisfação e conversão/fidelização;
Gerir agendamentos, fazendo follow up para confirmar horários, resgatar pacientes faltantes ou que não retornaram, entrando em contato após os atendimentos para checar o bem-estar e reiterar as devidas orientações para o alcance dos resultados pretendidos, direcionando queixas e/ou apontamentos para a equipe médica, além de enviar comunicações de campanhas, promoções, datas comemorativas e demais informativos;
Fornecer orçamentos e outras informações de cunho financeiro para os pacientes, recebendo e controlando pagamentos, realizando cobranças, emitindo e lançando boletos e NFS-e’s, gerindo o fluxo de caixa e consolidando planilhas e relatórios de controle – enviando dados para o time Financeiro/Contábil;
Acolher os pacientes em sua chegada, oferecendo água, café e/ou cardápio, direcionando-os para as salas de atendimento;
Apoiar no preparo das salas/consultórios e dos pacientes para a realização dos atendimentos, cuidando da higienização prévia e posterior, separando materiais para a esterilização e acomodando os pacientes – sanando dúvidas e os preparando para a realização dos serviços (colocação de touca, faixa de cabelo, limpeza do rosto e aplicação de anestésico), estimulando sempre que possível, a aquisição de novos serviços;
Realizar cadastros e atualizações de dados nos sistemas de gestão, separar fichas e prontuários, montar kits de atendimento, organizar e gerenciar documentações, termos de consentimento, receitas médicas e pedidos de exames, disponibilizando-os para que a equipe médica realize os serviços/procedimentos programados, consolidando relatórios de controle sobre ações diárias;
Controlar movimentações de estoque, solicitando a compra de materiais (escritório, limpeza, médicos e afins) e controlando a distribuição/reposição de materiais, equipamentos e tecnologias em todos os espaços;
Ser ponto focal no relacionamento com parceiros de negócio, visando o atendimento dos objetivos corporativos, proporcionando reduções de custos, aumento dos rendimentos e credibilidade do negócio;
Ser guardiã da organização e asseio do mobiliários de todos os itens e espaços, enviando enxoval para a lavanderia, apoiando e sinalizando demandas de limpeza e manutenção nos espaços comuns.

REQUISITOS:

Atuação prévia MANDATÓRIA na função – será um DIFERENCIAL ter atuado no segmento da Saúde;
Possuir total disponibilidade para alterações de horário/jornada;
Atuação prévia nas áreas de Atendimento – Secretariado/Recepção, Administração em ambientes de alto padrão;
Atuação alargada/habilidade com o pacote MS Office, softwares e programas de gestão e controle (agendas, financeiro e operacional);
Formação técnica e/ou ensino médio completo ou nível superior em andamento;
Conhecimento e utilização de técnicas e metodologias de Vendas/Negociação/Persuasão;
Residir próximo/ter fácil acesso a localidade.

PERFIL COMPORTAMENTAL:

Excelência na comunicação, tendo habilidade para influenciar tomadas de decisão e interagir com pessoas de perfil socioeconômico elevado, entregando atendimentos humanizados e de alto padrão;
Ser resiliente, paciente e empática, atuando bem com adversidades e sobre pressão;
Ser proativo, propositiva, ter disponibilidade e ser flexível;
Buscar desenvolvimento técnico e comportamental constantemente, demonstrar interesse e engajamento para adquirir novos conhecimentos;
Ser pontual e assídua;
Ter visão estratégica, antecipando necessidades de clientes, percebendo oportunidades de melhorias e crescimento do negócio;
Ter postura autogerenciável, boa gestão de gidişat e alta capacidade organizacional, garantindo a eficácia e eficiência das demandas;
Ter foco nas entregas e no cliente;
Ser discreta e ética, prezando pela confidencialidade das informações e situações tratadas.

PACOTE OFERTADO:

Salário (CLT – R$2.200,00) + 20% de insalubridade + V.T. + V.R. (média de R$300/mês).